Was ist Prozessoptimierung? – Einfache Definition, Chancen, Ziele und Methoden

Geschäftsprozesse optimieren, systematisches Vorgehen hin zu mehr Effizienz, Qualität und Kosteneinsparung

Was bedeutet Prozessoptimierung und wo liegen deren Hauptziele?

Viele stellen sich sich die Frage – Was ist Prozessoptimierung? Prozesse sind Abfolgen geordneter Aktivitäten, welche von einem oder mehreren Ereignissen ausgelöst werden und die zu jeweils konkreten Ergebnissen führen. Sie finden in Unternehmen abteilungsintern, aber auch abteilungsübergreifend statt. Somit können Schnittstellen zwischen einzelnen Schritten von Prozessen entstehen. Weiterhin kann ein Prozess in mehrere Teilprozesse gegliedert sein.

Unter diesen Voraussetzungen hat die Optimierung von Prozessen die Aufgaben, Arbeitsabläufe ganzheitlich zu analysieren, zu dokumentieren, Schwachstellen zu erkennen und verbesserte Workflows darzulegen. Kernziele sind dabei die Schaffung von reibungslosen Abläufen sowie die Verbesserung der Qualität der Prozessergebnisse und nicht zuletzt Kosteneinsparungen.

Wer Geschäftsprozesse optimieren möchte, sollte bestimmte Voraussetzungen schaffen, wissen, wo Optimierungspotenziale liegen und spezifische Methoden anwenden.

Voraussetzungen für die effektive Optimierung der Prozesse in Unternehmen

Die effektive Optimierung von Prozessen funktioniert in aller Regel nur unter einer ganzheitlichen, prozessorientierten Sicht. Das Denken in hierarchischen Strukturen und/oder in abgegrenzten Abteilungen ist hinderlich – ein bereichsübergreifender Prozessblick dagegen förderlich.

Eine Prozessorientierung oder Prozessautomatisierung sollte auch subjektorientiert betrachtet werden. Alle in Geschäftsprozessen handelnde Personen sowie Systeme, deren Handlungen und betreffende Ziele bzw. Prozessergebnisse gilt es balanciert zu betrachten.

In diesen Bereichen werden Geschäftsprozesse typischerweise optimiert

• Prozessoptimierung Vertrieb: Unter anderem durch spezielle Software Prozessoptimierung bei der Erfassung von Kundenbedarfen oder Marketing Automatisierung Software.
• Optimierung Produktion: Vor allem Erhöhung der Produktivität bei Senkung der Kosten.
• Optimierung Logistik: Insbesondere erhöhte Liefertermintreue.
• Optimierung Rechnungswesen: Beispielsweise Verkürzung der Durchlaufzeiten oder der Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung Prozessen.

Methoden Prozessoptimierung: Beliebte Ansätze, um Geschäftsprozesse zu optimieren

Die Methoden der Optimierung von Prozessen gehen in aller Regel über die alleinige Verbesserung betreffender Vorgänge hinaus. Sie verändern oftmals die gesamte Unternehmenskultur nachhaltig. Neben „herkömmlichen“ Kreativitätstechniken und analytischen Methoden, wie Mindmaps oder dem morphologischen Kasten, sind folgende speziellere Ansätze sehr beliebt.

• Lean Management: Lean Management ist eine „schlanke“ Organisationsstruktur, in der einzelne Prozesse optimal aufeinander abgestimmt werden. Diese Methode zielt in der Verbesserung von Prozessen darauf ab, jegliche Form von Überfluss und Verschwendung zu vermeiden. Sie richtet den Fokus dabei sowohl auf die Bedarfe der jeweiligen Zielkunden als auch auf die Unternehmensstärken, die Förderung von Eigenverantwortung im Team sowie eine offene Kommunikation.
• Kaizen: Kaizen ist eine Management-Philosophie mit japanischem Ursprung. Der Begriff bedeutet grob übersetzt „Veränderung zum Besseren“. Dementsprechend steht beim Kaizen auch die schrittweise Optimierung und letztendliche Perfektionierung von Prozessen im Mittelpunkt. Hier werden Mitarbeiter aller Ebenen einbezogen. Der Optimierungsgedanke wird als zentraler Teil der Unternehmenskultur verstanden.